Los consejos definitivos para ahorrar en los gastos de impresión en tu pyme

En todas las empresas es importante el ahorro, pero en algunas, especialmente en las pymes, las pequeñas y las medianas empresas, esto se convierte en fundamental. 

Es por ello por lo que muchas de estas empresas se preguntan diariamente cómo pueden reducir sus costes y cómo pueden aprovechar al máximo sus recursos. 

En este artículo resumimos algunos trucos para lograr este objetivo, a través de una simple estrategia: Imprimir más barato, gracias a unos trucos básicos para reducir los gastos de impresión.

¿Qué es el gasto de impresión?

En todas las empresas que cuentan con equipos de impresión, escaneo, o cualquier tipo de equipo multifuncional de impresión deben tener en cuenta los gastos derivados de tener estos equipos, y su uso, es decir, los gastos de impresión.

Estos gastos de impresión consisten en unos costes habituales que aparecen simplemente con la adquisición y uso de este tipo de equipos, y que pueden ser mayores o inferiores dependiendo del uso que se le dé y de la consciencia que las empresas emplean en el ahorro en este sentido.

¿Cómo reducir el gasto de impresión?

Ahora que ya tenemos claro los beneficios de ahorrar en costes de impresión vamos a dar algunos de los consejos principales para lograrlo. 

• En primer lugar, activa el modo borrador o el modo eco de tu impresora: esto es importante, descubre en las instrucciones de tu impresora como activar este modo para algunas impresiones, o consulta con tu equipo técnico especialista para poder activarlo cuando lo necesites.
• Apaga completamente tus equipos cuando nadie vaya a usarlo en la oficina: De esta manera ahorrarás en electricidad. Además, el modo de ahorro de energía puede ser un gran aliado. 
• Ahorra en tinta: antes de adquirir un equipo, fíjate bien qué tipo de cartuchos de tóner va a necesitar tu equipo, porque lo barato podría salirte caro al largo plazo, asegúrate de tu equipo use cartuchos de tóner de alta capacidad.
• Imprime a doble cara o «dúplex» siempre que sea posible: realiza las copias de tu oficina a doble cara, esto te ayudará a ahorrar en el uso de papel, y de energía. 

Aunque sabemos que hay muchas veces que necesitaremos una alta calidad en la impresión, también sabemos que hay muchas otras en la que las impresiones de las empresas son de uso interno, esas serán las ocasiones en las que prestar especial atención: imprime en borrador, en modo económico, a doble cara en estos casos, y verás bajar tus costes de impresión progresivamente.

¿Qué tipo de papel utilizo para ahorrar en gastos de impresión?

Como ya hemos mencionado con anterioridad, existen muchas impresiones de uso interno en las empresas, sobre todo en las pymes, que no necesitan grandes calidades ni formatos específicos de impresión.

En este sentido, podemos ahorrar en el tipo de papel que utilizamos cuando vayamos a imprimir documentos e imágenes internas, aprovechando, por ejemplo, el papel reciclado (además del uso del modo borrador en nuestra impresión).

Es posible que para usar papel reciclado necesitemos tener más de una bandeja en nuestras impresoras, esto es un factor para tener en cuenta antes de adquirir o alquilar un equipo de impresión. 

Esto es debido a que, en ocasiones tendrás que usar un tipo de papel (reciclado) y en otras ocasiones necesitarás imprimir en alta calidad y entonces se usarán diferentes formatos y colores para la impresión.

Descubre más sobre los tipos de papeles que puedes usar para tus impresiones y los diversos usos que se le dan habitualmente en el entorno profesional en este artículo. 

¿Usas la cantidad y tipología adecuada de tinta?

Otro factor para tener en cuenta en el proceso de lograr un ahorro en los gastos que supone tener que usar equipos de impresión en tu pequeña o mediana empresa es el uso de la tinta. ¿Cuál es la forma más adecuada de imprimir para ahorrar sin perder calidad en tus impresiones? 

Pues bien, lo primero en este sentido es considerar que no siempre necesitaremos imprimir a color, y esto es algo que pocas veces se tiene en cuenta en las compañías. 

Cuando decidimos adquirir un equipo de impresión para la oficina, a menudo pensamos en los grandes equipos multifunción que imprimen a color porque nos dan todas las oportunidades para aprovechar al máximo el equipo en cualquier ocasión, pero a veces esto es un error.

Hay empresas que jamás necesitarán usar la impresión a color, o en contadas ocasiones, y que el uso de esta modalidad no solo les hace emplear mayor capital en la adquisición del equipo inicialmente, sino que, además, hacen que sus gastos en tinta y cartuchos se multipliquen en el largo plazo. 

Permítenos ayudarte a escoger la mejor impresora, optimizada y preparada para tus necesidades, a través de nuestra modalidad de renting de impresoras. 

Nuestro equipo de profesionales pondrá a tu disposición los mejores equipos, sin inversiones inabarcables iniciales, y con las características que necesite tu empresa, ayudándote así a ahorrar en tus impresiones: contacta con nosotros.