Impresión segura: protege tus documentos y datos confidenciales

En la era digital en la que vivimos, la impresión de documentos sigue siendo una parte esencial del día a día empresarial. Sin embargo, imprimir documentos con información confidencial conlleva riesgos significativos de seguridad de datos que conviene tener en cuenta.

Tanto saber qué riesgos de seguridad en impresión existen, como cómo evitarlos

Es por eso que es fundamental asegurar la impresión de datos privados y proteger documentos impresos de manera efectiva. En este artículo, exploraremos cómo evitar fugas de datos en la impresión y proporcionaremos consejos para imprimir de forma segura en el trabajo.

Dado que trabajamos día a día con empresas de toda tipología y con impresoras profesionales destinadas a estos negocios, en Nakal algo sabemos del tema: 

Importancia de la impresión segura

La impresión de documentos confidenciales es una actividad crítica en muchas empresas. Esto puede incluir informes financieros, contratos, información de clientes y otros documentos sensibles. 

La filtración de este tipo de datos puede tener consecuencias graves, desde la pérdida de la confianza del cliente hasta violaciones de la privacidad y sanciones legales. Y no es algo que ocurra en pocas ocasiones:

“El 70% de las empresas han sufrido en alguna ocasión una pérdida de datos como consecuencia de una impresión no segura” (Quocirca)

El motivo de ello es que los ciberdelincuentes son conscientes de la dejadez que suele haber en las empresas en lo que respecta a la seguridad y protección de los dispositivos conectados a Internet. Y sí, las impresoras son uno de dichos dispositivos.

Por eso mismo, en Nakal incluimos junto con el renting de impresoras un servicio de mantenimiento activo que impida que la información sensible de tu negocio y de tus clientes caigan en malas manos. 

 

7 consejos para imprimir de manera segura en el trabajo

Implementa protocolos de impresión segura

Es esencial establecer procedimientos claros para la impresión de documentos confidenciales. Esto puede incluir la autenticación de usuarios y la creación de registros de impresión que rastreen quién imprimió qué documento y cuándo.

Unos procedimientos que se pueden configurar de forma sencilla desde la gran mayoría de dispositivos de impresión profesionales. 

Utilizar impresoras seguras

El primero de los puntos (y más importante) es invertir en impresoras que cuenten con características de seguridad avanzadas. Estas impresoras pueden cifrar los datos antes de imprimirlos y requerir autenticación para liberar los documentos impresos.

Dicho de otro modo: no elijas impresoras de uso doméstico para dar salida al trabajo de tu empresa. No solo éstas te darán peores resultados que unas impresoras profesionales multifunción, sino que serán un coladero en lo que se refiere a seguridad. 

Lo barato sale caro.

Educa a tu equipo

Proporciona a tus empleados información sobre la importancia de la impresión segura y cómo llevarla a cabo (sirva este mismo artículo de ejemplo).

Instruir sobre el manejo adecuado de documentos impresos y la eliminación segura de los que ya no son necesarios es necesario para asegurar la protección de los datos sensibles.

Tan importante es este punto que, desde Nakal, no reparamos en esfuerzos cuando uno de nuestros clientes adquiere una impresora profesional para su empresa. 

Protege la red de impresión

Asegura la red de impresión de tu empresa mediante la segmentación y la implementación de cortafuegos. Esto evita que los hackers accedan a la red a través de las impresoras.

Y es que muchas veces se nos olvida que proteger la red de impresión es igualmente importante… 

La seguridad de datos en impresoras es una preocupación creciente, ya que los ciberdelincuentes buscan nuevas formas de acceder a información valiosa. La impresión segura no solo se trata de proteger documentos impresos, sino también de salvaguardar la información que se almacena en las impresoras y en la red de impresión

Emplea la función de impresión confidencial

Las impresoras profesionales permiten la impresión confidencial. Es decir, aquella donde los documentos no se imprimen hasta que el usuario se autentique en la impresora. Esto evita que los archivos impresos se queden sin supervisión en la bandeja de salida. 

Pregúntanos y encantados te diremos cuáles de nuestros equipos multifunción disponen de esta función. 

Utiliza papel seguro

Siempre que debas imprimir documentación sensible o confidencial, emplea papel que incluya ciertas características de seguridad, como marcas de agua o tintas invisibles. 

Esta serie de medidas dificulta sobremanera la falsificación de documentos impresos para la gran mayoría de cibercriminales. 

Destrucción segura de documentos

Implementa políticas de eliminación segura de documentos impresos. Una acción que puede consistir desde la trituración física de los propios archivos al uso de servicios de destrucción de documentos profesionales (empresas encargadas de ello). 

No es un asunto baladí, ya que la propia Ley de Protección de Datos (LOPD) obliga a cumplir con esta medida. 

CV, facturas, listas de clientes, presupuestos, registros de la Seguridad Social, información médica, nóminas… Son solo algunos de ellos.

Garantizar la seguridad en la impresión es fundamental para proteger documentos y datos confidenciales en el entorno empresarial. Implementar medidas de seguridad en la impresión, educar a los empleados y utilizar tecnología avanzada son pasos cruciales para prevenir fugas de datos y proteger la privacidad de los documentos. Para salvaguardar la seguridad y privacidad de tu empresa y de tus clientes.

Al seguir estos consejos y adoptar una mentalidad de impresión responsable y segura, tu empresa estará mejor preparada para enfrentar los desafíos de la seguridad de datos en el mundo digital de hoy en día.

Y siempre que necesites ayuda ya lo sabes: cuenta con nosotros para que te echemos una mano.