Compra, alquiler de impresoras o pago por uso: ¿cuál es la mejor opción para tu negocio?

14 de abril de 2021

Seguramente, cuando te has visto en la tesitura de adquirir un equipo de impresión para tu empresa y has comenzado a buscar información, ha llegado un momento en que te has planteado esta cuestión: ¿Qué es mejor? ¿Comprar un equipo multifunción? ¿Alquilarlo durante un determinado tiempo? ¿O pagar solo por los usos que hagas de él (sí, existe esta posibilidad)?

Es más, si ahora mismo estás leyendo este artículo lo más seguro es que estés planteándote que opción es la correcta.

Como todo en esta vida, no hay un sí rotundo a una de las opciones. Todo dependerá de las circunstancias y de las necesidades de impresión de tu negocio.

Ahora bien, no es una cuestión sin importancia: el que elijas una u otra alternativa afectará (y mucho) a los gastos finales de impresión y, por lo tanto, a los costes generales de actividad de tu empresa.

Por eso mismo, desde Nakal te queremos echar una mano. En el artículo de hoy veremos las ventajas de los distintos servicios para que puedas tomar la mejor decisión posible para ti y tu compañía. Un análisis exhaustivo de cada una de las opciones para que tengas toda la información en la mano (que a otra cosa quizás no, pero a claros y transparentes no nos gana nadie (modestia aparte)).

Ventajas de comprar una impresora profesional

Queremos recalcar lo de “profesional”. Como ya vimos en ‘Cómo una impresora profesional te ayuda a ahorrar costes’, hay una abismal diferencia entre una impresora doméstica y un equipo multifuncional que, además de imprimir (y a mejor calidad), también te permite escanear, enviar correos, modificar archivos, etc. De ahí que sea más correcto denominarlos equipos o dispositivos multifunción.

De esos equipos, y no de otros, es de los que vamos a hablar a continuación:

Su ventaja principal es, sin duda, que realizas una única inversión inicial. Tú decides qué comprar, cuándo y cómo.
Puedes emplear el equipo de la forma que creas más conveniente (aunque, como veremos en los siguientes apartados, lo cierto es que con el Renting y Pago por Uso tienes también un amplio abanico de posibilidades a tu disposición).
No tendrás que contactar con tu proveedor a la hora de gestionar el mantenimiento de tu parqué de impresoras (con todo, necesitarás para ello tener ciertos conocimientos técnicos. ¡Sobre todo si quieres adelantarte a posibles incidencias y encontrarte sin capacidad de impresión el día menos apropiado!)

Ventajas del Renting y Leasing con respecto a dispositivos multifunción

Lo primero de todo: ¿qué es eso del Renting?:

Fácil: Renting es ni más ni menos que el alquiler de impresoras. Firmas un contrato con la empresa propietaria del equipo multifunción en cuestión para poder usar este en tu día a día a través de una cuota mensual (lo mismo que el Renting de un coche, vamos).

Es un servicio al que cada vez más empresas se acogen (y podemos afirmarlo por experiencia propia, ya que en Nakal también contamos con servicio de Renting), y no sin razón:

No tienes que hacer frente a una inversión inicial. Todo el equipo de impresión (incluidos cartuchos y otros consumibles) están incluidos en la cuota fija mensual (la cual no varía a lo largo del tiempo, si te lo estabas preguntando).
Una ventaja fiscal. Sí, tal y como suena: puedes deducir a nivel fiscal y de forma mensual todos los gastos derivados de esta cuota.
Control sobre los gastos. Es lo que tiene una cuota mensual fija; sabes siempre la cuantía del coste.
Soporte técnico incluido. ¿Que tu equipo ha sufrido algún desperfecto? Pues no te preocupes: el contrato de Renting incluye un servicio de mantenimiento continuo (al menos los que nosotros ofrecemos).
Siempre con la última tecnología disponible. Otro aspecto diferencial de los servicios de Renting y Leasing es que no estás atado a un equipo multifunción determinado. Una vez finalizado el periodo de Renting puedes cambiar a un nuevo modelo que resuelva mejor tus necesidades empresariales.
Al final del periodo de Renting, y si así lo deseas, puedes quedarte con el equipo por un coste meramente simbólico. Es lo que se conoce como Leasing.

Ventajas del Pago por Uso con equipos multifuncionales

El funcionamiento del Pago por Uso es muy sencillo: pagas por cada página que imprimes.
Y ya está.

En serio, es tan sencillo como eso. En el coste de dicha página impresa se incluye la marca y modelo del dispositivo empleado, el consumible utilizado, etc. De esta forma, tendrás un equipo multifunción en propiedad o mediante un contrato de Renting como los que comentábamos antes, pero pagando tan solo por los usos que hagas del mismo.

Seguro que con esta información que te hemos dado ya has adivinado varias de sus ventajas:

Ahorro y control de costes. Vas a pagar tan solo por aquellas impresiones que necesites. Nada más y nada menos. Ahorrarás en consumibles (los cuales, por cierto, son originales y no compatibles. Un día tenemos que hablar de este tema y cómo los consumibles compatibles pueden estropear tus equipos profesionales), en mantenimiento, en piezas que se estropeen (en Nakal, por ejemplo, cubrimos su sustitución sin que tú tengas que pagar nada), en soporte técnico… Y todo ello porque:
El mantenimiento y soporte técnico están incluidos. Al igual que ocurría con el Renting, estos dos servicios están incluidos en el contrato de Pago por Uso.
Siempre a la cabeza de la vanguardia tecnológica. Mismo caso que en el Renting: el Pago por Uso te permite usar los últimos modelos y no estar atado al mismo dispositivo de impresión, lo cual te ahorrará sufrir la depreciación de dicho equipo.
Más allá de la impresión, el resto de servicios son gratuitos. Sí, tal y como suena. Al menos en Nakal no cobramos por hacer uso de ciertas funciones de los equipos profesionales, como es el escaneo.

Esperamos que el presente artículo te haya sido de ayuda de cara a tomar la mejor decisión para tu empresa. Con todo, como sabemos que siempre queda alguna duda en el tintero, siéntete libre de ponerte en contacto con nosotros. Estaremos más que encantados de echarte una mano a ti y a tu negocio.